Rekisterin nimi

Lainsuojattomat-larpin ilmoittautuneiden rekisteri

​

Rekisterin ylläpitäjä

Illusia ry
C/O Ami Koiranen
Länsirinnetie 22 G, 00730 Helsinki, Suomi
Y-tunnus: 3080605-6

​

Rekisteristä vastaava henkilö

Ami Koiranen
+358408432025 
ami.koiranen(a t)gmail.com
Leiviskätie 2a C 37, 00440 Helsinki, Suomi

​

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään Lainsuojattomat-larppiin ilmoittautumisen yhteydessä. Tietojen avulla pidetään yhteyttä pelaajiin, jaetaan hahmot ja huomioidaan pelaajien toiveet peliä varten sekä kootaan avustajahahmojen pelaajat.

​

Rekisterin sisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

• Nimi

• Ikä

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Sukupuoli

• Erityisruokavalio

• Mahdolliset pelaajan oma-aloitteisesti ilmoittamat sairaudet tai muut rajoitteet, jotka voisivat vaikuttaa peliin osallistumiseen

 

Rekisteriä käytetään vain tämän kyseisen larpin “Lainsuojattomat” järjestämistä varten. Kun peli on ohi, pelaajien yhteystiedoista säilytetään pelaajan nimi sekä sähköpostiosoite viimeistä pelinjälkeistä tiedottamista varten. Arkaluontoiset tiedot hävitetään heti pelin jälkeen, kaikki muut viimeistään seuraavana vuonna.
 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pelaajat rekisteröivät tietonsa itse itsestään ilmoittautuessaan peliin sekä vastatessaan pakolliseen ruokavaliotiedusteluun.

​

Tietojen luovutus tai tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja kerätään Wix.com-palvelussa (Israel) toimivalla nettisivulla olevalla lomakkeella. Lomake sijaitsee Heroku.com-palvelussa (USA). Lomakkeeseen syötetyt tiedot lähetetään täyttäjän lomakkeessa ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tietoja kerätään lisäksi Google Forms -lomakkeideilla. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle Googlen sähköposti- sekä Drive-palveluun (USA).

​

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen tarkastelu

Tämä on sähköinen rekisteri. Rekisteriä saavat käyttää vain rekisterin omistaja sekä omistajan valtuuttamat henkilöt, joiden on tehtäviensä vuoksi tarpeellista päästä tarkastelemaan rekisterin tietoja. Heillä on rekisterin käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin tiedot on suojattu asianmukaisesti ajantasaisen tietotekniikan tietoturvalla.

 

Pelaajahakulomakkeella ja NPC-hakulomakkeella kerättyjä tietoja tarkastelee lomakkeiden laatija, joka suorittaa anonymisoinnin. Tämän jälkeen anonymisoituja tietoja tarkastelevat pelaajavastaavat, suunnittelija ja kirjoittajat. NPC-hakulomakkeen tietoja tarkastelee NPC-vastaava. Kaikista jommankumman hakulomakkeen täyttäneistä laaditaan lista, jossa mainitaan ainoastaan lomakkeen täyttäneen henkilön ilmoittama etu- ja sukunimi. Tämä lista lähetetään sähköpostitse kaikille lomakkeen täyttäneille pelaajaturvallisuuden varmistamista varten. Pelaajaturvallisuustietoja tarkastelevat pelaajavastaavat ja NPC-vastaava. Peliin valitut täyttävät erillisen kaavakkeen, jolla kerätään tietoa peliin valittujen ruokavalioista, mahdollisista peliin vaikuttavista sairauksista sekä majoitusjärjestelytoiveista. Tämän kaavakkeen tietoja tarkastelevat pelaajavastaavat, NPC-vastaava sekä ruokavastaava. Ruokavaliotiedot anonymisoidaan ennen niiden luovuttamista ruokatiimille, joka toimii ruokavastaavan alaisuudessa. Peliin valitut saavat tietää toistensa koko nimet lisätessään itsensä pelin käyttämään suljettuun Slack-palveluun.

​

Pelin sähköpostiosoitetta hallinnoi pelin suunnittelija. Sähköpostitiliä käyttävät lisäksi lomakkeiden ylläpitäjä, pelaajavastaavat, NPC-vastaava ja tuottaja.

​

Oikeus henkilötietojen tarkastuksiin

Henkilötietolain mukaan rekisteriin kirjautuvalla asiakkaalla on oikeus tarkastella omia tietoja ja korjata niissä olevia virheitä. Hänellä on oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista. Jos rekisteröijät haluavat käyttää oikeuttaan kieltää tai saada lisätietoja henkilötietojensa käsittelystä, he voivat ottaa yhteyttä yllä mainittuun henkilöön, joka käsittelee rekisteritietoja. Jos tietojen rekisteröijä haluaa soveltaa oikeuttaan tarkastaa tietoja, hänen on esitettävä henkilötietolain 28 §: n mukaisesti henkilökohtaisesti allekirjoitettu tai muutoin vastaavalla tavalla varmennettu asiakirja, josta käy ilmi tämä tarkastuspyyntö tai vastaavasti käy henkilökohtaisesti rekisteristä vastaavan henkilön luona.